Von Trimarkus auf Sonntag, 31. Mai 2020
Kategorie: trilife

Kostenerstattung fitX

E

s war eigentlich nur eine Frage der Zeit: Auch die Fitnessstudios mussten im Zuge der Corona-Eindämmungsmaßnahmen bundesweit schließen. Und obwohl ich damit gerechnet hatte, hat es mich doch kurz erwischt – so ein Dumpf im Bauch, ein „Na toll, und jetzt?“. Rückblickend wundere ich mich sogar ein bisschen, dass Studios im Vergleich zu anderen Einrichtungen so lange geöffnet bleiben durften. Wenn man ehrlich ist, sind Fitnessräume prädestiniert für alles, was man pandemisch eher vermeiden möchte: viele Menschen in begrenzten Räumen, Geräte dicht an dicht, nicht immer optimale Belüftung, laute Musik (also automatisch weniger Abstand beim Sprechen) – und überall verschwitzte Griffe, Matten und Polster. In meinem Studio standen zwar an jeder Ecke Desinfektionsspender, aber die beste Maßnahme hilft nur, wenn sie konsequent genutzt wird. Und ganz offen: das passierte nicht überall.

Der Stichtag – und die kleine Ironie im Kalender

Als die Schließung dann offiziell kam, gab es einen fixen Stichtag: Ab dann ist dicht. Das wirkt auf dem Papier logisch, aber in der Realität hat es einen kleinen, sarkastischen Beigeschmack. Vor diesem Datum war Training ganz normal möglich – als hätte das Virus sich vertraglich verpflichtet, bis dahin höflich zu warten. Mir ist klar, dass Behörden planen müssen und Übergangsfristen sinnvoll sind; gleichzeitig offenbart diese Pünktlichkeit eine Merkwürdigkeit: Epidemiologie hält sich ungern an Kalender.

Ich war an einem der letzten Tage noch im Studio und habe zwischen zwei Sätzen den Trainer gefragt, wie das jetzt mit den Beiträgen ist. Immerhin zahle ich für eine Leistung, die ich ab sofort nicht nutzen kann. Seine Antwort war freundlich, aber inhaltlich leer: „Dazu gibt’s bald was in der App – und eine FAQ auf der Website.“ Kein Vorwurf an die Mitarbeiter vor Ort; die Info lief ganz offensichtlich zentral. Also wartete ich. Und wartete.

Die „Lösung“ von FitX – und warum sie bei mir an Logiklücken scheiterte

Wenige Tage später kamen die Benachrichtigungen: Website, App, Facebook – überall die gleiche Botschaft. Die nicht nutzbaren Monate würden nach Vertragsende gutgeschrieben. Heißt: Wer kündigt, trainiert noch eine Weile kostenlos weiter – so lange, wie die Schließung gedauert hat. In vielen Kommentaren las ich Unterstützung: Man müsse die Studios jetzt zusammenhalten, schließlich hätten die Betreiber Fixkosten. Und ja, 20 Euro im Monat sind kein Ruin; das ist nicht die Miete.

Trotzdem regte sich Widerstand in mir – nicht, weil ich die Studios nicht unterstützen wollte, sondern weil die „Lösung“ bei näherem Hinsehen eine merkwürdige Logik hat. Sie funktioniert nur in Sonderfällen. Variante A: Ich kündige und bleibe am Ort – dann nutze ich die Gutschrift tatsächlich. Variante B: Ich kündige, weil ich nicht mehr trainieren kann (gesundheitlich oder zeitlich), dann bringt mir die Gutschrift exakt gar nichts. Variante C: Ich ziehe um, und in der Nähe gibt es keinen FitX – die Gutschrift bleibt ein Papiertiger. Sprich: Das Modell setzt voraus, dass ich kündige und gleichzeitig weiterhin Zugang zur Kette habe. Beides ist in der Praxis selten.

Zum Vergleich: Andere Ketten boten – laut Kommunikation in ihren Kanälen – mehrere Optionen an: beitragsfreie Ruhezeit, Personal-Training-Sessions als Kompensation, Leihgeräte, Outdoor-Workouts, App-Zugänge mit echten Mehrwerten. Natürlich kann auch das nicht jedem gerecht werden, aber es lässt Kunden wenigstens wählen. Bei FitX gab es: ein Modell, eine Richtung, null Differenzierung.

Zwischen Solidarität und Kundenrecht – die Grauzone benennen dürfen

Bevor das falsch klingt: Ich verstehe betriebswirtschaftliche Zwänge. Studios haben Miete, Strom, Wasser, Reinigung, Leasingraten für Geräte, Versicherungen; Trainergehälter laufen weiter – wenn auch teilweise reduziert oder mit Kurzarbeit. Und ja, es gab staatliche Hilfen; wie passgenau und in welcher Höhe, ist eine andere Diskussion. Gleichzeitig bin ich Kunde – und die Gegenleistung fehlte spürbar.

Für mich ist das kein Entweder-oder. Man kann gleichzeitig sagen: Ich unterstütze gerne – und ich erwarte Augenhöhe bei der Lösung. Augenhöhe heißt: Wahlmöglichkeiten, ehrliche Kommunikation, Verständnis für verschiedene Lebenssituationen. Was mich getriggert hat, war nicht die Idee „Gutschrift“. Es war, dass sie als die faire Lösung verkauft wurde, obwohl sie für viele nicht fair ist.

Der Kontakt mit dem Kundenservice – Textbausteine statt Dialog

Ich schrieb also der Kundenbetreuung. Höflich, neugierig, ohne drohenden Unterton. Ich wollte wissen, ob es Alternativen gibt: Beitragsfreistellung? Spendenmonat? Guthaben während der Vertragslaufzeit nutzbar? Vielleicht ein Paket aus Onlinekursen, Outdoor-Sessions, ein paar Personal-Training-Slots? Die Antwort war… generisch. „Es sind für alle schwierige Zeiten. Wir bitten um Verständnis.“ Ich antwortete erneut, diesmal präziser, mit konkreten Vorschlägen. Zurück kam ein nahezu identischer Text. Beim dritten Mal bat ich um eine Abweichung vom Standard – gerne individuell. Wieder: „Wir verstehen, aber…“ – und der gleiche Absatz.

Ich weiß, wie es in solchen Phasen in Service-Abteilungen zugeht: hohe Ticketzahlen, Vorgaben aus der Zentrale, rechtliche Leitplanken, die man nicht sprengen darf. Aber es gibt einen Unterschied zwischen Erklären und Abwiegeln. Eine gute Antwort hätte zum Beispiel so klingen können: „Wir dürfen aktuell nur Option X anbieten. Parallel erarbeiten wir Option Y. Wenn Sie möchten, nehmen wir Sie in eine Liste auf und melden uns, sobald Y steht.“ Oder: „Wir können Ihren Vertrag ruhen lassen und die Abbuchung stoppen. Alternativ bleibt die Gutschrift am Vertragsende. Was ist Ihnen lieber?“ Beides wäre ehrlich. Beides hätte mein Anliegen ernst genommen.

Vom „Na gut, dann eben so“ zum „Jetzt reicht’s“ – und die Rückforderung

Nach drei, vier Runden Textbaustein habe ich – mehr aus Prinzip als aus Zorn – gesagt: „Dann möchte ich bitte die Beiträge für die Schließungszeit erstattet bekommen.“ Die Replik: Man würde die Rückzahlung veranlassen, ich solle bitte keine Rücklastschrift auslösen. Das war’s. Wochen vergingen. Kein Eingang. Keine erneute Nachricht, kein Update. Ich dachte irgendwann halb ironisch: Wenn die Erstattung kommt, überweise ich das Geld anstandslos zurück – einfach, um zu zeigen, dass es mir nie um die 20 Euro ging. Mir ging es um Wertschätzung und Logik.

Warum mich gerade diese 20-Euro-Frage so beschäftigt hat

Wenn etwas klein ist, neigt man dazu, es wegzuwischen. „Komm, sind nur ein paar Euro.“ Der Punkt ist: An kleinen Dingen zeigt sich Haltung. Nicht weil sie wirtschaftlich entscheidend sind, sondern weil sie sichtbar machen, wie ein Unternehmen denkt. Gibt es Wahlmöglichkeiten? Wird die Lebensrealität von Kunden anerkannt? Wird Verantwortung geteilt – oder einseitig weitergereicht? In Krisen ist Kommunikation kein Schönwetter-Instrument, sondern Betriebsmittel.

Was Unternehmen (nicht nur Studios) in solchen Situationen besser machen können

  1. Transparenz vor Tempo: Lieber früh sagen „Wir wissen es noch nicht“, als spätes Marketing-Deutsch.
  2. Optionen statt Dogmen: Drei simple Wege sind besser als ein vermeintlich perfekter. Z. B.
    • A) Beitragsfreistellung/Vertragsruhe.
    • B) Gutschrift innerhalb der Laufzeit nutzbar (nicht nur am Ende).
    • C) Kompensationspaket (PT-Gutschein, Outdoor, App-Premium).
  3. Fairness-Matrix: Situationen unterscheiden (Umzug, Krankheit, Arbeitslosigkeit, Studium, Pflege). Jede Gruppe bekommt mindestens eine brauchbare Option.
  4. Feedback-Schleife: „Schreiben Sie uns, welche Option Sie wählen“ ist gut. „Was fehlte Ihnen?“ ist besser.
  5. Service ermächtigen: Teams dürfen in klar definierten Korridoren abweichen. Standard senkt Kosten, Kulanz schafft Loyalität.

Und was wir als Kunden tun können, ohne in Grabenkämpfe zu rutschen

Die Sache mit der Solidarität – und warum „Sei doch mal loyal“ nicht genügt

In Krisenzeiten rutscht die Debatte schnell in Moralfallen. Wer eine Erstattung anspricht, gilt als herzlos; wer blind zahlt, als naiv. Dazwischen liegt ein breites Feld. Studios sind Unternehmen – mit Bilanzen, Pflichten, Chancen. Kunden sind Menschen – mit Haushalten, Ängsten, Erwartungen. Beiden Seiten hilft, wenn Begriffe sauber bleiben:

Wenn ein Studio sagt: „Wir brauchen Unterstützung“, dann kann ich ja sagen – aber bitte als bewusste Entscheidung. Wenn es sagt: „Wir kompensieren“, dann ist „kompensieren“ keine Vertröstung auf später, sondern heute erlebbarer Wert. Das ist keine Erbsenzählerei, sondern saubere Sprache – und damit saubere Beziehung.

Ein Blick in die Maschine: Kosten, Risiken, Möglichkeiten

Ich habe mir damals (auch aus beruflicher Neugier) vorgestellt, wie so eine Entscheidung intern entsteht. Da sitzt ein Krisenstab und jongliert mit Kennzahlen: monatliche Fixkosten, variable Kosten im Shutdown, Liquiditätsreichweite, Stornoquote, rechtliche Risiken, IT-Aufwand für Sonderfälle. Die einfachste Lösung (eine Regel für alle) ist in Excel die sauberste. Die fairste Lösung (drei, vier Wahloptionen) ist in Excel die anstrengendste. Und genau dort trennt sich Haltung von Komfort. Ja, Wahloptionen erhöhen Aufwand – sie senken aber auch Churn (Abwanderung) und heben Lifetime Value (Bindung). Wer in der Krise Beziehung investiert, verdient in Ruhephasen Vertrauen zurück.

Eine Kompensations-Architektur, die ich sofort unterschrieben hätte

Menü statt Monolith:

Kommunikation dazu: „Wir wissen, dass keine Option perfekt ist. Darum lassen wir Sie wählen. Wenn Ihnen etwas fehlt, schreiben Sie uns – wir passen nach.“ Das ist nicht teuer, das ist erwachsen.

Mein persönlicher Ablauf – chronologisch (und warum ich das festhalte)

Dieser Ablauf ist mir wichtig, weil er meine Motivation sichtbar macht. Ich wollte nicht sparen, ich wollte Sinn. Und ich glaube, so ging es vielen.

Was ich gelernt habe – und warum es über Fitnessstudios hinausgeht

  1. Kleine Beträge, große Wirkung: Nicht wegen der Summe, sondern weil sie zeigt, wie man tickt.
  2. Standardantworten sind gefährlich: Sie sparen Zeit, kosten Vertrauen.
  3. Wahlmöglichkeiten sind Balsam: Selbst wenn am Ende viele das Gleiche wählen – die Chance, entscheiden zu dürfen, stiftet Frieden.
  4. Krisenkommunikation ist Chefsache: Ton und Handlungsfreiheit werden oben definiert.
  5. Kunden sind nicht Gegner: Viele wollen unterstützen – wenn sie respektiert werden.

Ein kurzer Exkurs: Sprache macht Beziehung

Worte wie „Kundentreue“, „Kulanz“ und „Solidarität“ klingen gut – bis sie als Einbahnstraße erlebt werden. Kulanz ist ein Geschenk des Unternehmens; Solidarität ist eine Haltung beider Seiten. Wenn ich Beiträge zahle, ohne Leistung zu bekommen, dann ist das keine „Treue“, sondern Unterstützung. Wenn das Studio mich dafür ernst nimmt und mir spürbare Werte zurückgibt, wird aus Unterstützung Beziehung. Klingt nach Haarspalterei? Vielleicht. Aber genau an solchen Stellen entscheidet sich, ob man nach der Krise wieder durch die Drehkreuztür geht – oder am Schaufenster vorn vorbeiläuft.

Praktische Vorlagen – falls du (wie ich) schreiben willst

Kurze, klare Mail an den Support (Beispiel):

Betreff: Beitrag während Schließung – Bitte um faire Alternative

Hallo [Name/Team],

ich bin Mitglied seit [Monat/Jahr], Kundennummer [xxx].
Für die Zeit der behördlichen Schließung kann ich die Leistung nicht nutzen.
Ich schlage folgende Optionen vor und bitte um eine davon:

  1. Beitragsruhe ab [Datum] bis zur Wiedereröffnung oder
  2. Kompensation innerhalb der Vertragslaufzeit (z. B. PT-Guthaben/App/Outdoor) oder
  3. Erstattung der Beiträge für den Schließungszeitraum.

Mir geht es nicht um eine Konfrontation, sondern um eine angemessene Lösung.
Danke für Ihre Rückmeldung bis [Datum].

Freundliche Grüße
[Name]

Kurz, freundlich, mit Alternativen und Frist. Kein Schwert, aber ein Geländer.

Warum ich das so ausführlich aufschreibe

Weil es nicht nur um einen Vertrag geht. Es geht um das Verständnis, dass Service nicht in Hochglanzbroschüren entsteht, sondern an kleinen Kreuzungen: hier eine ehrliche Antwort, dort ein Abbiegen weg von der Mustervorlage, da ein „Wir sehen Sie“. Und weil 2020 ein Jahr war, das Strukturen entkleidet hat. Plötzlich stand man als Unternehmen nicht mehr auf der Bühne des Wachstums, sondern im schwach beleuchteten Treppenhaus der Beziehungspflege. Wer dort eine Taschenlampe hatte – Empathie, Ideen, Mut –, kam gut runter. Wer im Dunkeln nach der Steckdose tastete, stolperte über Kunden.

Was geblieben ist – und was ich mir wünsche

Geblieben ist bei mir kein Groll. Eher eine nüchterne Art von Bilanz: In schwierigen Zeiten wurde eine einfache Lösung gewählt – leider eine, die an den Bedürfnissen vieler vorbeiging. Ich werde deshalb nicht „grundsätzlich“ gegen Ketten wettern; ich trainiere gerne im Studio, mag die Routinen, die Menschen, die Atmosphäre. Ich wünsche mir nur, dass der Lernmoment genutzt wurde.

Konkret wünsche ich mir:

Das ist nicht revolutionär. Es ist schlicht – und gerade deshalb stark.

Schlussgedanke: Kleine Fairness, große Loyalität

Am Ende dieses kleinen Kapitels aus 2020 bleibt für mich eine simple Einsicht: Loyalität entsteht nicht aus Pflicht, sondern aus erlebter Fairness. Ich hätte am liebsten eine Mail bekommen, in der stand: „Wir sehen die Lage. Sagen Sie uns, was Ihnen hilft. Hier sind drei Optionen – und wenn keine passt, suchen wir eine vierte.“ Hätte ich dann vielleicht trotzdem gezahlt? Sehr wahrscheinlich. Weil ich nicht nur Mitgliedsnummer [xyz] gewesen wäre, sondern Mensch.

Und genau deshalb erzähle ich das. Nicht, um einen Pranger zu bauen, sondern um eine Brücke. Studios brauchen Mitglieder – und Mitglieder brauchen Studios. Was beide verbindet, ist selten das perfekte Angebot. Es ist die Art, wie man miteinander umgeht, wenn Pläne platzen. 20 Euro im Monat sind klein. Das, was sie sichtbar machen, ist groß.

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